Inspire Technologies GmbH
Wir machen kurzen Prozess!
 
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Automatisierte Rechnungsverarbeitung Automatisierte Rechnungsverarbeitung Bertschi AG
Bilstein Gruppe
Prozessmanagement mit perbit insight Prozessmanagement mit perbit insight Brenntag Group
Prozessmanagement mit perbit insight Prozessmanagement mit perbit insight BURGERISTA Invest Holding GmbH
Prozessmanagement mit perbit insight Prozessmanagement mit perbit insight Caritasverband Dortmund e. V.
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Prozessmanagement mit perbit insight Prozessmanagement mit perbit insight dhmp GmbH & Co. KG
Prozessmanagement mit perbit insight Prozessmanagement mit perbit insight Docter Optics SE
Prozessmanagement mit perbit insight Prozessmanagement mit perbit insight E.R. Capital Holding
Emagine nutzt BPM inspire für die Rechnungsverarbeitung Emagine nutzt BPM inspire für die Rechnungsverarbeitung Emagine GmbH
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Prozessmanagement mit perbit insight Prozessmanagement mit perbit insight FMS Wertmanagement Service GmbH
Prozessmanagement mit perbit insight Prozessmanagement mit perbit insight Franz Xaver Meiller
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Neuer Antrieb für automatisierte Rechnungsbearbeitung Neuer Antrieb für automatisierte Rechnungsbearbeitung GKN Driveline Deutschland GmbH
Zentrales Prozessmanagement der Globus-Fachmärkte Zentrales Prozessmanagement der Globus-Fachmärkte Globus Fachmärkte GmbH & Co. KG
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Camion erweitert Archiv um leistungsstarkes Prozessmanagement

Die Rechnungen werden zentral am Hauptsitz erfasst, erreichen das Unternehmen aber oft an unterschiedlichen Standorten. „Früher war das ein echtes Problem“, erinnert sich Peter. „Die Rechnungen mussten je nach Eingangsort zur Visierung an die zuständigen Personen in den Filialen verteilt und anschliessend dem Hauptsitz zur Erfassung übergeben werden. Gab es einen Fehler – und das ist nicht so selten wie man vielleicht erwarten würde – gingen die Rechnungen wieder zurück und dann nach der Korrektur erneut nach Wil. Nach jedem Versand landeten die Dokumente in einem Posteingang, in dem es bestimmte Bearbeitungsfristen gibt. Die haben sich im Endeffekt einfach aufaddiert, die Rechnung wurde nicht rechtzeitig bezahlt, Zahlungsfristen wurden überschritten. Für ein so dezentral organisiertes Unternehmen wie wir natürlich keine ideale Lösung.“

Schneller zahlen durch professionellen Workflow
Nachdem hyparchiv bei Camion bereits seit mehr als zehn Jahren erfolgreich eingesetzt wurde, entschloss sich das Unternehmen 2006 zusätzlich eine Workflowmanagement-Suite zu evaluieren. Im Zuge dieser Umstellung wurde auch noch einmal die Archivlösung auf den Prüfstand gestellt. Nach dem Beschluss, weiter auf das bestehende Archiv zu setzen, um sich vor allem auch Kosten einer aufwändigen Datenmigration zu sparen, waren die Anforderungen an die Workflow-Erweiterung klar: Sie musste eine hervorragende Kompatibilität zur bestehenden Lösung bieten und einen praxisnahen Ausbau ermöglichen, der auch bei einem Wechsel bestehender IT-Systeme ohne Probleme weitergeführt werden kann. Der Systemintegrator PMC Informatik AG, der Camion zu diesem Zeitpunkt schon mehr als zehn Jahre zur vollen Zufriedenheit betreute, brachte BPM inspire ins Spiel. Neben der nahtlosen Integration der bestehenden IT-Landschaft gab vor allem die hohe Anpassbarkeit und Flexibilität der Suite den Ausschlag. „Um eine nahtlose Integration des Zentralarchivs mit unserem SAP-System zu gewährleisten, war es beispielsweise notwendig, Rechnungsbelege nicht direkt im Workflow zu erfassen, sondern zuerst in SAP“, erinnert sich Peter. „Erst im zweiten Schritt übergibt SAP die Informationen bei unserer Lösung an den Workflow, wo der Beleg dann visiert, freigegeben und am Ende zurück an SAP übergeben wird. Die meisten anderen Workflowmanagement-Lösungen konnten diese ungewöhnliche Vorgehensweise nicht abbilden.“ BPM inspire hingegen ließ sich problemlos an diese Abläufe anpassen und war trotz Sonderanforderungen in zehn Tagen implementiert und lauffähig. „Nicht einmal Performance-Probleme hatten wir“, freut sich der IT-Leiter noch heute.

Skonto statt Mahnung
Durch die neue Lösung werden jetzt sämtliche Dokumente zentral eingescannt, automatisch im zentralen Archiv in Wil und per Archive Link im SAP mit der vorerfassten Buchung verlinkt. Lieferantenrechnungen werden danach an den Workflow mit BPM inspire geschickt und durch den zentralen Rechnungseingang deutlich schneller bearbeitet. Durch die neuen Weboberflächen kann jederzeit und überall auf die Rechnungen direkt aus dem Archiv zugegriffen werden und die Bearbeitung ist für die Nutzer sehr komfortabel. Postwege können bei Fehlern vermieden werden, und der Workflow benachrichtigt die involvierten Mitarbeiter per E-Mail wenn ein Eingriff erforderlich ist. „Das neue System ist deutlich schneller und effizienter“, freut sich Peter. „Früher blieben Rechnungen oft einfach irgendwo liegen, beispielsweise während der Urlaubszeit, und niemand hatte einen Überblick darüber..“ Ein nicht zu unterschätzendes Problem waren in der Vergangenheit auch ungerechtfertige Mahnungen. Für die Mitarbeiter der Rechnungsabteilung war ohne zentrales Archiv und Workflow in vielen Fällen nicht nachvollziehbar, welche Mahnung berechtigt war und welche auf Irrtümern basierte. „Das führte zu Doppelzahlungen“, erinnert sich Peter. „Diese aufzuklären und das Geld zurückzubuchen, kostete dann noch einmal Zeit und Geld.“

Bei Camion ist man mit dem Workflow rundum zufrieden: „PMC versicherte uns, dass BPM inspire besonders benutzerfreundlich und übersichtlich ist – und das hat sich bestätigt: In unserer jüngsten Umfrage beurteilten alle Benutzer Ablauf und Bedienfreundlichkeit unserer Workflow- und Archivlösung als sehr gut. Auch wir IT-Profis sind voll zufrieden: BPM inspire ist schnell, effizient und konnte auch Sonderwünsche berücksichtigen, ohne dass große Zusatzkosten angefallen wären.“

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