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Neuer Antrieb für automatisierte Rechnungsbearbeitung

Fehlt der Antrieb, kommt vieles einfach nicht in Gang. Das gilt für das morgendliche Aufstehen ebenso wie für Autos oder Geschäftsabläufe. Als globaler Zulieferer führender Fahrzeughersteller entwickelt, fertigt und liefert GKN Driveline eine große Bandbreite an Antriebsystemen vor allem für hochentwickelte Premiumfahrzeuge mit anspruchvollsten Anforderungen an die Fahrdynamik. Um der betrieblichen Eingangsrechnungsbearbeitung neuen Schwung zu geben, setzt die GKN Driveline Deutschland GmbH zusammen mit zwei Schwestergesellschaften in Kaiserslautern und Trier bereits seit 2010 auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit BPM inspire.

Für die Archivierung von Eingangsrechnungen und anderen Dokumenten im Beschaffungsprozess nutzen die deutschen GKN Driveline-Standorte seit Jahren ein digitales Archiv als Basis-Plattform. Es übernimmt die zentralen Funktionen für das Dokumentenmanagement und die Archivierung. Auch die Buchhaltungssoftware ist an allen deutschen GKN Driveline-Standorten identisch. Ging es aber bislang um die Weiterverarbeitung, Verteilung oder zentrale Steuerung der Rechnungsprozesse, konnte das Unternehmen keine technische Unterstützung in Anspruch nehmen. „Das Verteilen der Rechnungen erfolgte beispielsweise per Fax oder Umlauftüte“, erinnert sich Christoph Hieb, Projektleiter bei GKN Driveline Deutschland in Offenbach.

Projektvorgabe: Automatisierung und Transparenz


Über alle deutschen GKN Driveline-Standorte hinweg werden ca. 100.000 Eingangsrechnungen pro Jahr bearbeitet. Zu Beginn des Projektes legten die Verantwortlichen fest, dass eine neue Software die Buchhaltungen der einzelnen Standorte übersichtlich und zentral zusammenlegen sollte, organisiert in einem Shared Service Center. Christoph Hieb führt aus: „Wir wünschten uns eine automatisierte Eingangsrechnungserkennung, mit der wir den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess rationalisieren und automatisieren konnten.“ Weitere Projektvorgaben waren eine automatische Belegerfassung sowie die papierlose Verteilung, Weiterverarbeitung und Buchung relevanter Rechnungsdaten bis zur Übergabe ins ERP-System. Damit nicht genug: Auch die Zahlungsfreigabe sollte künftig automatisch erfolgen. Christoph Hieb erläutert: „Sämtliche Prozesse sollten zentral initiiert, gesteuert, überwacht und dokumentiert werden. Wir wollten über jeden einzelnen Vorgang in Echtzeit informiert sein.“

Buchhaltungsprozesse aus einem Guss


Es folgten Gespräche mit bereits im Haus vorhandenen Software-Häusern, Referenzbesuche bei Kunden, die die Lösung einsetzten, sowie interne Vorführungen. Nach einigen Wochen hatte BPM inspire im Auswahlprozess die Nase vorn. Heute setzen die deutschen GKN Driveline-Standorte in Offenbach, Kiel, Zwickau, Kaiserslautern, Trier und Lohmar für ihre zentrale Buchhaltung auf diese Prozesssoftware. Eingangsrechnungen können hierdurch automatisch erfasst und bearbeitet sowie durch die Kopplung mit dem vorhandenen Archiv parallel elektronisch archiviert werden. Alle Rechnungen, die noch in Papierform bei GKN Driveline eintreffen, werden zunächst gescannt. Eine stark wachsende Anzahl Belege wird direkt als elektronische Rechnung verarbeitet. Eine lernende Texterkennungslösung (OCR) übernimmt dann den Import der Dokumente, die automatische Analyse mittels Abgleich mit dem ERP-System inklusive der Klassifikation und Extraktion der Daten. Dazu werden die Rechnungsbelege anhand von Freiformmethoden und formularbasierten Techniken analysiert, automatisch klassifiziert und für jede Dokumentenklasse mit unterschiedlichen Verfahren extrahiert.

Optimierte Abläufe, reduzierte Bearbeitungszeiten, minimierte Kosten

Telefonische Nachfragen, Zahlenwirrwarr oder die mühsame Recherche nach zunächst nicht auffindbaren Rechnungen gehören bei GKN der Vergangenheit an. „Von der Erfassung, über die Bearbeitung, Freigabe und Verbuchung: Der gesamte Eingangsrechnungsprozess konnte automatisiert werden“, resümiert Hieb. Tauchen Fragen zu Preis- oder Mengendifferenzen auf, lassen sich diese ebenso über BPM inspire klären wie fehlende Wareneingangsbuchungen. Jeder Mitarbeiter, der eine Bedarfsanforderung im Unternehmen generieren kann, arbeitet mit der Rechnungssoftware und wird dann wiederum via E-Mail über neue Aktivitäten in Kenntnis gesetzt. „Klare Vorteile dieser softwaregestützten Prozesssteuerung sind eine deutlich gesteigerte Transparenz sowie optimierte Abläufe und qualitativ hochwertigere Daten“, so Hieb. „Auch der interne Kontrollprozess ließ sich so optimieren – die neue Lösung wurde uns von der Internen Revision als Best Practice bestätigt.“, fasst Andrea Simon, bei GKN Driveline verantwortlich für die Kreditorenbuchhaltung im Shared Service Center, zusammen. BPM inspire ermöglicht standortübergreifendes Arbeiten, reduzierte Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, standardisierte und transparente Prozesse sowie eine bessere Einhaltung der Skontofristen. Zugleich ließen sich durch die Vereinfachung und Beschleunigung des Eingangsrechnungsprozesses Kosten reduzieren. Christoph Hieb und Andea Simon halten zusammen fest: „Natürlich ist es unser Ziel, den laufenden Prozess weiter zu optimieren, aber insgesamt sind wir mit der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung sehr zufrieden.“

Über GKN Driveline

GKN Driveline ist der weltweit führende Anbieter von Antriebssystemen und -lösungen für die Automobilindustrie. Als globaler Zulieferer der führenden Fahrzeughersteller entwickelt, fertigt und liefert GKN Driveline eine große Bandbreite an Antriebssystemen vor allem für hochentwickelte Premiumfahrzeuge mit anspruchvollsten Anforderungen an die Fahrdynamik. GKN Driveline CVJ Systems, AWD Systems, Trans Axle Solutions und eDrive Systems sind der globale Maßstab für die Automobilindustrie. www.gkndriveline.com

Über BPM inspire

BPM inspire ist eine vollständige BPM Suite des Partnerspezialisten Inspire Technologies GmbH mit den Bereichen Modellierung, Automatisierung, grafischen Benutzeroberflächen und Monitoring- sowie Controlling-Funktionalitäten für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. BPM inspire bietet zahlreiche Funktionen, welche Anwendern noch effektivere Arbeitsabläufe ermöglichen, lästige Routinearbeiten automatisieren und so dabei helfen, Kosten zu reduzieren und die Produktivität zu erhöhen. Für GKN Driveline wird die Lösung Rechnungsverarbeitung zusammen mit der BIT Informationssysteme GmbH realisiert.

Link zur Lösung "Automatisierte Rechnungsverarbeitung"