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ROI und Transparenz innerhalb eines Jahres

Für die KHS AG, einer der Weltmarktführer von Abfüll- und Verpackungsanlagen hat sich die Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit BPM inspire gelohnt. Die webbasierte Komplettlösung überzeugt sowohl in wirtschaftlicher Hinsicht als auch in Bezug auf Transparenz und Komfort.

Die KHS AG, Dortmund - international tätiger Hersteller von Abfüll- und Verpackungsanlagen für die Getränke-, Food- und Non-Food-Branche - ist 1993 aus einem Zusammenschluss der 1868 gegründeten Holstein & Kappert AG, Dortmund, und der 1887 gegründeten Seitz-Werke GmbH, später SEN AG, Bad Kreuznach, entstanden. Das Unternehmen ist eine 100%ige Tochtergesellschaft der Klöckner-Werke AG. KHS ist einer der Weltmarktführer und bevorzugter Lieferant der Verpackungsindustrie mit Fokus auf Getränke-Applikationen und komplette Anlagen.

Mit intelligentem Business Process Management die Rechnungsverabeitung zu optimieren und automatisieren – das hat sich die Dortmunder KHS AG auf die Fahnen geschrieben. Als erfolgreicher Hersteller von Abfüll- und Verpackungsanlagen verzeichnet KHS ein hohes Rechnungsaufkommen, das schnell und zuverlässig abgewickelt werden muss. Bei täglich 900 bis 1.100 eingehenden Rechnungen war in der Vergangenheit viel manuelle Erfassungsarbeit notwendig. Das war sehr zeitintensiv und brachte eine hohe Fehlerquote mit sich.

Heute wird nach erfolgreichem Datenabgleich eine Rechnung umgehend automatisch gebucht. Noch ungeklärte Rechnungen gelangen anhand der Klassifizierung automatisch in die Posteingangskörbe der zuständigen Sachbearbeiter. Für die Verifizierung reichen ein paar Klicks oder Einträge in einer speziellen zweigeteilten Maske. Dort stehen rechts das Image und links die Buchungsdaten; nicht erkannte oder abweichende Felder sind augenfällig in Rot markiert.

Über den Workflow kann nun jeder bei KHS schnell und einfach eine Rechnung prüfen. Das erspart uns die Hauspost zwischen den Standorten", so Anja Adam, Leiterin der Kreditorenbuchhaltung bei KHS, "und erhöht die Motivation, den Vorgang zeitnah zu bearbeiten."

Als langjähriger Dienstleister von KHS hat der Partner bpi solutions die Lösung in nur vier Monaten an den sechs deutschen KHS-Standorten implementiert. "Das ist Rekordzeit und nur wegen der sehr guten Zusammenarbeit möglich gewesen", kommentiert Rüdiger Wigger, der Projektleiter bei KHS. Heute liegen die Erkennungsraten bei 98 Prozent auf Feldebene. "Ein erfreulich hoher Wert", urteilt der SAP-Spezialist.

Die implementierte Gesamtlösung besteht aus den Kernkomponenten inboxx hyparchiv für die GDPdU-konforme Ablage der Images und Daten, BPM inspire für den Workflow, smartFIX von Insiders Technologies für die Klassifikation und Extraktion in Freiform sowie aus Komponenten von bpi solutions wie ScanMagic für das Scannen hoher Volumina und die komfortable Bedieneroberfläche.

Diese Lösung hat den Projektleiter Rüdiger Wigger überzeugt, weil sie "das Frühe Buchen ermöglicht und ein sehr günstiges Preis-Leistungsverhältnis hat." Insbesondere der Workflow "ist eine schlanke, effektive Lösung, so dass wir uns bewusst gegen einen SAP Business Workflow entschieden haben", ergänzt er.