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Propulsionsexperte Schottel vertraut auf modernes Prozessmanagement

Starker Antrieb für die Rechnungsverarbeitung

Innovationsstärke, internationale Ausrichtung und hoher Entwicklungsaufwand: Dies alles sind Charakteristika, die die Erfolgsstrategie der mittelständischen Unternehmensgruppe Schottel aus Spay am Rhein bestimmen. Um der modernen Ausrichtung gerecht zu werden, administrative Prozesse zu verbessern und den Aufwand für Mitarbeiter zu verringern, setzt der Experte für Propulsion seit 2013 auf die digitale Rechnungsverarbeitung. Die Lösung EPflow des Systemhauses Esch und Pickel basiert auf den Komponenten der Business Process Management Suite BPM inspire. „Mit dieser Lösung haben wir eine starke Unterstützung an der Hand, die uns dabei hilft, weiter zu wachsen und wesentlich effizienter zu arbeiten“, berichtet Christian Weiß, Leiter Organisation bei der Schottel GmbH.

Entwicklung, Konstruktion, Produktion und Vertrieb rundum steuerbarer Antriebs- und Manövriersysteme sowie kompletter Antriebsanlagen mit bis zu 30 Megawatt Leistung für Schiffe unterschiedlicher Größe sind das Metier der Schottel-Unternehmensgruppe. Zu den obersten Zielen des 1921 gegründeten Unternehmens zählen unter anderem Wachstum und Effizienzsteigerungen gepaart mit höchster Zuverlässigkeit bei den produzierten Hightech-Systemen. In Sachen Zukunftsorientierung spielt demnach auch die Rechnungsverarbeitung eine wichtige Rolle. Viele Jahre mussten die Eingangsrechnungen manuell bearbeitet, weitergeleitet, genehmigt und archiviert werden. Im Jahr 2012 stand fest: „Wenn wir weiter wachsen und durchdachter arbeiten möchten, müssen wir die Workflows rund um die Bearbeitung der Eingangsrechnungen digitalisieren und Prozesse streamlinen“, erläutert Organisationsleiter Weiß. Bei Schottel gehen aktuell rund 250 Rechnungen täglich ein – Tendenz steigend. Eine Besonderheit, die das System ebenfalls adressieren muss, ist, dass ein Drittel aller Lieferungen ohne feste Bestellung eintreffen, die sich im ERP-System zuordnen lassen.

Arbeitserleichterung und Transparenz gewünscht
Eine wichtige Anforderung an die neue Lösung war, dass sie die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens angemessen abbildet und ein reibungsloses Zusammenspiel mit dem von Schottel genutzten ERP-System proALPHA ermöglicht. „Außerdem sollten sich die Rechnungen auf Positionsebene prüfen und dann automatisch weiterleiten lassen“, ergänzt Axel Pickel, Geschäftsführer des Systemhauses Esch und Pickel, das mit der Projektrealisierung betraut war. Die Lösung sollte automatisch auslesen und abgleichen, ob das Bestellte auch korrekt geliefert wurde. Zudem war ein integriertes Archiv ein weiteres wichtiges Auswahlkriterium.

Nicht zuletzt sollte die E-Rechnung aber auch zu Kosteneinsparungen verhelfen. In einer aktuellen Studie kommt das Schweizer Unternehmen Billentis zu dem Schluss, dass die digitale Rechnungsverarbeitung im Vergleich  zu papierbasierten Verfahren Kostensenkungen von 50 bis 80 Prozent mit sich bringe. Laut der Studie werden in Deutschland über eine Milliarde Rechnungen elektronisch ausgetauscht. Insgesamt liegt das Rechnungsaufkommen zwischen sechs und sieben Milliarden Rechnungen.

Aufwändige Entwicklungsarbeit entfällt
Die IT-Berater und Software-Entwickler von Esch und Pickel aus Koblenz nutzen das Integrationsmodell von Inspire Technologies, um mit dem Produkt EPflow – basierend auf BPM inspire – auf den Mittelstand zugeschnittene Lösungen für die Prozessautomatisierung anzubieten. BPM inspire - integration ermöglicht es IT-Dienstleistern und Softwareherstellern, ohne aufwändige Entwicklungsarbeit mit einer eigenen BPM-Suite an den Markt zu gehen. „Wir haben uns für die Partnerschaft mit Inspire Technologies entschieden, weil uns unter anderem die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten überzeugt haben. Das Integration-Modell ist ein Angebot mit großem Alleinstellungsmerkmal, das genau unseren Anforderungen entgegenkam: Unser Ziel war es, maßgeschneiderte Lösungen für den Mittelstand anbieten zu können, ohne von Grund auf eine neue Prozessmanagement-Engine entwickeln zu müssen", sagt Pickel. Zur ganzheitlichen prozessorientierten elektronischen  Rechnungsverarbeitung mit EPflow gehört ein Gesamtpaket nebst OCR und Capturing, Workflow und Archivierung sowie umfangreichem Template und vorkonfigurierten Funktionen.

Aus der Papierwelt in die automatisierte Zukunft
EPflow hilft KMUs wie Schottel ihre Buchhaltungsaufgaben zu beschleunigen und zu automatisieren. „Das umfasst bei uns beispielsweise die Belegerfassung, die papierlose Verteilung, einfache Weiterverarbeitungen, Buchungen und Zahlungsfreigaben. EPflow ist bei uns zweistufig aufgebaut. Zunächst schauen sich Prüfer die Rechnung fachlich an: Stimmen beispielsweise Menge und Preis? Und danach geht die Rechnung automatisch an den Budgetverantwortlichen, der sie genehmigen muss. Das hat zuvor alles länger gedauert und war weniger übersichtlich“, berichtet Weiß. Er fügt hinzu: „Wir sind aus der Papierwelt gekommen. Vor EPflow war die Rechnungsverarbeitung bei uns geprägt von manuellen Prozessen, Ordnern, viel Papier und vielen Abgleichen. Mit einem derartigen Vorgehen wären wir an unsere Wachstumsgrenzen gestoßen. Früher oder später sollte und muss heute jedes Unternehmen über die Digitalisierung seiner Dokumentenprozesse nachdenken.“ Alle Anwender – es gibt bei Schottel 50 Concurrent User – seien mit dem System sehr zufrieden und lobten die Arbeitserleichterung, die es ihnen verschaffe: „Erwähnt werden kann an dieser Stelle auch, dass EPflow mit Farben arbeitet. Das erleichtert den Überblick zusätzlich und verbessert die Anwendererfahrung spürbar.“

Formbares und leistungsstarkes Prozessmanagement
Und warum hat sich das Projektteam bei Schottel für die Lösung von Esch & Pickel mit EPflow auf Basis von BPM inspire entschieden? „Dieses Tool ist in der Lage, eine außergewöhnlich hohe Komplexität abzubilden und auf unsere vorhandenen Systeme zuzugreifen. Alle unsere individuellen Vorgaben und nationalen Besonderheiten im internationalen Geschäft fließen mit ein. Zudem ist EPflow, beziehungsweise BPM inspire, ein sehr stabiles und zukunftsträchtiges Werkzeug, auf dass wir uns verlassen können“, erklärt Projektleiter Weiß. Nicht zu vergessen sei das Preis-Leistungsverhältnis und die kompetente, verlässliche Beratung, die von dem Partner Esch und Pickel überzeugt habe.

Christian Weiß ist sich sicher, dass künftig immer mehr mittelständische Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung digitalisieren werden: „Jedes Unternehmen steht heute in der Pflicht zu Effizienzsteigerungen und steten Erneuerungen. Die Automatisierung von tagtäglichen, aber arbeitsintensiven und komplexen Prozessen wie der Rechnungsverarbeitung ist heute kein Hexenwerk mehr. Außerdem sind die Prozesslösungen mittlerweile erschwinglicher und verständlicher geworden. Wir möchten unser System nicht mehr missen.“

Über die Schottel-Gruppe
Die Schottel-Gruppe mit Hauptsitz in Spay am Rhein ist ein weltweit führender Hersteller von Antrieben und Steuerungen für Schiffe und Offshore-Anwendungen. 1921 gegründet, entwickelt und fertigt das Unternehmen seit rund 60 Jahren rundum steuerbare Antriebs- und Manövriersysteme, komplette Antriebsanlagen bis 30 MW Leistung sowie Steuerungen für Schiffe aller Art und Größe. Weltweit sorgen Vertriebs- und Servicestandorte für Kundennähe. In Deutschland beschäftigt Schottel 850 und weltweit insgesamt 1.100 Mitarbeiter. www.schottel.de