Inspire Technologies GmbH
Wir machen kurzen Prozess!

Effektivere Prozessanalyse für das Interne Kontrollsystem (IKS) durch Process Mining

Transparenz für mehr Durchblick, schnellere Entscheidungsfindung und bessere Ergebnisse

Inspire Technologies und Process Gold geben eine neue Partnerschaft bekannt. Ziel der Zusammenarbeit ist die Erweiterung des klassischen Business Process Managements (BPM) durch Process Mining. Die gemeinsame Lösung ist dabei vor allem für Unternehmen interessant, die eigene Abläufe zunächst untersuchen wollen, um Schwachstellen und Einsparpotentiale zu identifizieren. Im nächsten Schritt folgt dann die Automatisierung der Geschäftsprozesse und Kontrollmechanismen mithilfe von BPM inspire.

Die Skandale in der Finanzwirtschaft und die Wirtschaftskrise haben es gezeigt: Die „klassische“ Prozessrevision durch Interviews, Beobachten von Abläufen und Ziehen von Stichproben hat sich an vielen Stellen als untauglich erwiesen. Denn auf diese Weise lassen sich Geschäftsprozesse nicht zu 100 Prozent erfassen – mögliche Schwachstellen bleiben unentdeckt. Es ist ähnlich wie beim Hausarzt: Der Doktor kann von außen anhand von Symptomen nur mutmaßen, was mit dem Patienten nicht stimmt. Erst wenn ein Spezialist mit Hilfe von MRT oder CRT ins Innere des Patienten blickt, kommt ans Licht, wo das Problem wirklich liegt. Ähnlich verhält es sich mit Process Mining, das im Gegensatz zu anderen analytischen Werkzeugen der Revision einen expliziten Blick auf die Prozesse erlaubt. Durch datenbasierte Prozessanalysen mithilfe von innovativen Tools für Datenextraktion, Datenaufbereitung, Process Business Intelligence und Process Mining rekonstruiert, visualisiert und analysiert Process Gold die tatsächlichen Ist-Prozesse und schafft auf diese Weise Fakten statt Vermutungen.
 
Die Krisen der letzten Jahre haben auch gezeigt, wie wenig Unternehmen tatsächlich über ihre Kerngeschäftsprozesse wissen – trotz erheblichen Analyseaufwands. Wer Prozesse aber managen und verbessern will, muss sie kennen und kontrollieren, ob sie funktionieren. Denn je mehr der individuelle Verlauf eines Geschäftsvorfalls vom Soll-, bzw. Kernprozess abweicht, desto größer das Risiko für das Unternehmen. Ist-Analysen sind allerdings aufwendig, insbesondere wo verschiedene IT-Systeme zum Einsatz kommen. Darüber hinaus fehlt vielen Verantwortlichen schlicht die Zeit für ausführliche Prozessanalysen. Ein weiteres Problem: Ist-Analysen basieren zum Teil auf subjektiven Aussagen von Mitarbeitern, Projektteams und Beratern. Dabei können auch persönliche Motive eine Rolle spielen, beispielsweise Angst vor Veränderung und daraus resultierende, gezielte Des-Information. Es ist daher kein Wunder, dass die Ergebnisse von Ist-Analysen oft deutlich hinter den Erwartungen zurückbleiben. Gezielte Prozessanalysen durch Process Mining haben gezeigt, wie es besser geht. Process Mining, einem Teilgebiet der Business Process Intelligence (BPI), beschreibt die automatisierte Analyse und Auswertung von prozessbezogenen Daten aus Ereignis-Logdateien der prozess-unterstützenden IT-Systeme, beispielsweise Zeitstempel und Vorgangsnummern. Daraus erstellt das Process Mining-Programm ein Muster, das die Häufigkeit von Variationen und Abweichungen vom Kernprozess detailliert aufzeigt, visualisiert und mit Statistiken erklärt. Dieses faktische Wissen ist für eine erfolgreiche Geschäftsprozessanalyse Gold wert. Denn es ist die ideale Basis für eine objektive Diskussion aller Beteiligten über die tatsächlichen, wichtigen Probleme im Geschäftsprozess.

Richtig eingesetzt, verschafft die Analysetechnik Unternehmen darüber hinaus weitere Vorteile:

  • Verbesserte Kontrolle: Um Risiken richtig beurteilen zu können, muss überprüft werden, ob auch bei Prozessausnahmen die internen Kontrollen greifen, was wiederum digitale Spuren in den Systemen hinterlässt. Process Mining verwendet spezielle Filter, um auch das Fehlen von Kontrollen zu visualisieren.
  • Continuous Monitoring / Auditing: Statt nur in regelmäßigen Abständen Revisionen durchzuführen, überprüft Process Mining sämtliche Prozesse wiederkehrend und vollautomatisch („Continuous Auditing“). Fehler und Risiken werden so frühzeitig erkannt und lassen sich postwendend beseitigen.
  • Effektiv: Im Unterschied zur klassischen Prozessanalyse hat sich Process Mining als präziser und schneller bewährt. Das spart bis zu 50 Prozent Kosten.
  • Unabhängigkeit: Process Mining hilft dabei, die eigene Prozessleistung besser einschätzen zu können, ohne sich dabei von externen Studien fehlleiten zu lassen.

„Process Mining durch ProcessGold hilft Unternehmen, Prozessabläufe schneller zu erfassen und zu kontrollieren. Damit lassen sich wichtige Information sammeln, die als Grundlage für optimierte Redesigns dienen. So ist es möglich, technische wie auch organisatorische Verbesserungen voran zu treiben", so Andreas Mucke, Geschäftsführender Gesellschafter, Inspire Technologies GmbH.

Über die ProcessGold AG
Die ProcessGold AG ist eine Unternehmensberatung und auf die produktunabhängige, branchenübergreifende und datenbasierte Analyse von Prozessen spezialisiert. Als Pionier im Bereich Process Mining ist die ProcessGold AG kompetenter Ansprechpartner für Unternehmen, welche eine herausragende Effizienz in der Anwendung dieser Technologie und Methode suchen. Die Auszeichnung unseres Kunden ING DiBa mit dem Audit Innovation Award für das Erreichen herausragender Leistungen mit Innovationscharakter unterstreicht das große Nutzenpotenzial datenanalytischer Prozessanalysen der ProcessGold AG.

Lösung: Internes Kontrollsystem (IKS)

IKS Process Mining

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