Inspire Technologies GmbH
Wir machen kurzen Prozess!

Verkanntes Potential: Geschäftsprozessmanagement

Bei Geschäftsprozessen geht es vor allem um eines: Effizienz.

Ein Fall wie aus dem Leben gegriffen: Post am Montagmorgen für ein mittelständisches Unternehmen in Deutschland, viele zig Briefe landen im Eingang und werden auf die zuständigen Mitarbeiter verteilt – doch einer der Mitarbeiter ist krank. Dennoch landet der Brief auf seinem Schreibtisch, dort bleibt er drei Wochen ungeöffnet liegen bis der Mitarbeiter wiederkehrt. Es ist eine Rechnung, die Frist für deren Begleichung abgelaufen und es fallen Mahngebühren für das Unternehmen an. In den Köpfen vieler Geschäftsführer ein völlig normaler Vorgang und mit vertretbarem Kostenaufwand nicht zu vermeiden. Ein fataler Trugschluss – denn mit einer Business Process Management-Lösung (BPM) wäre das nicht passiert.

Bei Geschäftsprozessen geht es vor allem um eines: Effizienz. Gerade mittelständische Unternehmen bekommen sehr schnell zu spüren, dass Vorgänge und Abläufe im Alltagsbetrieb einer aktiven Regelung bedürfen, damit nichts ins Stocken gerät. Daher werden aus gutem Grund eigene Abteilungen in Unternehmen geschaffen, denen ein Chief Process Manager in zentraler Verantwortung vorsteht, wenn es um das Zusammenspiel und die Organisation von Geschäftsprozessen geht.

Mehrheitlich kein Konzept vorhanden

Allerdings belegen Ergebnisse aus einer Reihe von Studien auch, dass in Firmen mehrheitlich offenbar noch kein zentraler Verantwortlicher für diese Aufgabe vorhanden ist und damit kein erkennbares Konzept zur Regelung von Geschäftsprozessen in diesen Unternehmen angewendet wird. Über die Gründe dafür kann vielfach nur spekuliert werden, Tatsache ist aber, dass diese Unternehmen somit täglich Chancen vergeben, die Effizienz und damit in der Folge den Gewinn ihres Unternehmens spürbar zu steigern. Unter Umständen liegen die Beweggründe für ein solches – mitunter – irrationales Verhalten darin, dass Möglichkeiten und Lösungen für gutes Prozessmanagement vielfach schlichtweg unbekannt sind.

Einen Return on Invest (ROI) erzielen heißt, Geld infolge einer Investition nicht nur wieder zu erwirtschaften, sondern im Idealfall zu vermehren. Grundvoraussetzung hierfür ist in Bezug auf Prozessmanagement die richtige Vorgehensweise schon bei der Implementierung. Denn wer hier Fehler macht, riskiert hohe Folgekosten aufgrund von komplizierter Wartung und Pflege des Systems. Ein Beispiel: Die Individualentwicklung zum Implementieren einer Abwesenheitsverwaltung. Um Krankmeldungen oder Urlaubsanträge in einer Firma direkt elektronisch den verantwortlichen Personen vorlegen zu können, setzen nach wie vor viele Unternehmen auf die Programmierung von Individuallösungen. Treten hierbei Fehler auf, machen sich diese häufig erst im Produktivprozess bemerkbar. In einem solchen Fall den Fehler zu korrigieren oder Ergänzungen zu implementieren, kann hohe zusätzliche Investitionen nach sich ziehen, weil jedes mal wieder manuell Hand angelegt werden muss. Mit einer solchen Lösung stellt sich im schlimmsten Fall überhaupt kein Return in Invest ein, sondern bindet ungeplant Ressourcen auf Jahre.

Grafisches Programmieren auch für Laien praktikabel

Ein anderes Beispiel: Die Implementierung einer Abwesenheitsverwaltung mit grafikbasierter BPM-Software. Hier würde ein BPM-Spezialist oder geschulter Mitarbeiter mittels grafischer Prozessentwicklung diese Anwendung designen. Dies hat mehrere Vorteile: So wird jeder Schritt schon bei der Entwicklung dokumentiert und sollten Fehler oder Änderungswünsche aufkommen, wären diese schnell nachvollziehbar und leicht zu beheben. Darüber hinaus können auf diese Weise Entwicklung, Administration und Anpassungsaufwände signifikant verringert werden. Ein besonders gutes Beispiel dafür ist z.B. das Werkzeug „BPM inspire“ der Firma Inspire Technologies, welches sich gerade für mittelständische Unternehmen und Fachabteilungen eignet.

Ein direkter Vergleich der beiden Ansätze zeigt darüber hinaus eindrucksvoll den enormen Kostenvorteil von Faktor 4 einer BPM-basierten Lösung mit zentraler Steuerungseinheit hinsichtlich der Implementierungskosten. Erfahrungen aus anderen Projekten zeigen, dass in der Wartungs- und Pflegephase dieser Ansatz mit einem Kostenvorteil bis Faktor 10 im Vergleich zu einer Individualentwicklung zu Buche schlägt – ganz zu schweigen von deren erhöhten Risiken. Da in vielen mittelständischen Unternehmen Prozessmanagement noch immer ein eher stiefmütterliches Dasein fristet, liegt hier noch viel Potenzial brach, Geschäftsprozesse im Hinblick auf ihre Effizienz zu optimieren und das Unternehmensergebnis damit entscheidend nach vorn zu bringen. Eine ausgereifte Business Process Management-Lösung erfüllt vier zentrale Punkte: maximale Transparenz, Flexibilität und Skalierbarkeit, die Ausnutzung von Kostensenkungspotentialen und die Erschließung neuer Geschäftspotentiale. Wer diese wesentlichen Eckpfeiler in den Auswahlprozess einbezieht, wird auch in puncto ROI die Nase vorn haben.

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